サロンのカルテ移行｜写真・手書きを残す確認表

こんにちは。サロン受付ノート、運営者の「Osuke」です。

予約システムを替えたいけれど、前回の仕上がり写真や紙に描いたデザインまで残るのかが心配。顧客名簿をCSVで取り出せると聞いても、それだけで長年のカルテを引き継げるとは限りません。

サロンのカルテ移行は、表のデータ・写真や手書き・顧客と来店の対応を分け、保存したものを次の環境で読み返せるかまで確認します。全件を一度に移す前に、代表する記録で取り出しと参照の両方を確かめる進め方です。

この記事の記入票と顧客三人の例は、当サイトが作った確認用の資料です。実機で移行した結果ではありません。製品仕様は2026年11月10日の公式案内で確認し、書かれていない画像の一括取込・持出し方法は確定させていません。

日々の予約・カルテ・会計をどこまでまとめるかから考えたい方は、サロンの予約と顧客管理を一元化する条件で全体像を整理できます。本記事は、その記録を乗換時にも読める状態で残すための確認に絞っています。

サロンのカルテ移行で残す記録を分ける

最初にするのはサービスの契約変更ではなく、何を残したいかの棚卸しです。同じ「カルテ」に見えても、名簿、来店ごとの文章、写真、紙のメモでは移し方が異なります。

顧客一覧と来店ごとの記録を分ける

顧客一覧は同じ人を見分けるための記録で、来店履歴はその日に行った内容です。顧客が一人いることと、その方の三回来店分が残っていることは同じではありません。名前と連絡先だけが移っていても、いつ、どの施術をし、どの色や薬剤を使ったかがなくなれば、次の接客で探し直すことになります。まず「顧客一人につき一件の情報」と「来店のたびに増える情報」を別々の欄へ書き出します。

たとえば架空のC001さんに来店記録が三件あり、そのうち二件に写真があるとします。このとき確認する単位は、顧客一人、来店三件、画像二組です。新しい一覧にC001さんが一人表示されたことだけでは、三件の施術メモや二組の写真がそろったとは判断できません。件数を一つにまとめず、顧客と来店を結び付ける番号も控えます。番号がない場合は、元の画面で同じ人だと確認する方法を提供元へ聞きます。

SALONAの持出しガイドでは、顧客情報と来店履歴を別のCSVにし、共通の照合IDで対応を確認できると案内されています。これは表同士を見比べる手掛かりです。移行先がその列を受け付けるか、写真まで同じ番号で結び付けられるかは別に確認します。元の番号を新しい番号へ置き換える場合は、旧番号と新番号の対応を店で追えるようにし、名前が同じという理由だけで記録を一つにまとめないようにしましょう。

出典：SALONAのデータ移行・持出しガイド。以下の対応票は当サイトの確認方法です。

CSVに入る文章と画像を別に数える

CSVは、行と列で扱うデータを持ち運ぶ形式です。元のカルテ画面に写真が見えているからといって、書き出したCSVの中にも写真が入っているとは限りません。画像の名前やリンクが文字として入っている場合も、画像そのものを持っていることとは違います。残したい記録を「文章や金額」「写真」「手書きの図」の三つへ分けると、何を保存できたかと何がまだ残っているかを説明しやすくなります。

SALONAでは、写真とスケッチはCSVに含まれず、必要な場合は運営へ相談する案内です。ただし、この説明はSALONAから取り出す際のCSVについての条件です。他サービスからSALONAへ写真を移す支援の可否や、個別に依頼したときの受渡し形式まで否定する根拠にはなりません。「元のサービスから何が出るか」と「次のサービスへ何を入れられるか」を別々に質問してください。相談できることを、画像の全件移行が確約されていることとも読み替えません。

架空例で、来店メモ三件と画像六枚を残したいなら、CSVで三件読めても画像は六枚分を別に確認します。出力対象の期間や、画像が複数の画面に分かれているかも記入します。ファイルを一つダウンロードしたことで安心せず、そのファイルが何を含むかを確認するのが先です。画像を取り出す方法が未確定なら、その欄は未確認のまま残し、旧環境を閉じる予定だけを先に確定させないようにします。

手書きの図は見た目と編集を分ける

手書きのカルテを残すときは、後で見た目を読めればよいのか、線や文字を新しい環境で編集したいのかを決めます。紙を撮影した画像なら、元の配置や図を一緒に確認できる一方、その文字が検索できたり、一本の線だけを消したりできるとは限りません。新しいサービスに手書き機能があることも、他社で描いた図を同じ編集状態のまま取り込めることとは別です。必要な使い方から保存形式を考えます。

たとえばC002さんのネイル配置図に「右手は短め」という書込みがあるなら、そのページ全体を拡大して読めるかを確認します。後から今回分を書き足す必要がある場合は、過去画像をそのまま残して新しい来店記録へ追記するのか、元画像へ上書きするのかも分けます。旧記録と今回の変更が混ざると、前回の状態を読み返せなくなります。見返すだけの資料にする方法でも目的を満たすなら、編集機能の互換性にこだわる必要はありません。

SALONAの手書きスケッチは、製品内で描いた図を保存し再編集する仕組みとして案内されています。しかし、その機能の説明から他社の描画データの互換性は判断できません。比較時は、元の画像を開く、説明文を添える、新しい来店の記録として追加する、という必要操作を分けて尋ねます。紙のまま保管して参照先だけを電子カルテに残す方法も候補です。過去の記録を無理に書き直すより、次の担当者が迷わず読める形を優先しましょう。

出典：SALONAの手書きスケッチの記録。

顧客の資料と施術日の写真を分ける

画像を新しいカルテへ入れる際は、どこへ置けば次回に探せるかも確認します。紙の初回資料はお客様全体に関係し、仕上がり写真は特定の来店に関係することがあります。すべてを一つの写真欄へ入れると、見たい日の記録を探しにくくなる場合があります。最初に「顧客に属する資料」と「その日の施術記録」を分け、移行先の保存場所がこの区別に合うかを確認します。画像の枚数だけでは移行後の使いやすさまで分かりません。

SALONAの資料写真は顧客にひも付き、一人につき十枚まで、店舗内で参照する資料として案内されています。Before/After写真は来店ごとの記録です。たとえばC003さんの初回カウンセリング用紙一枚と、別日に撮った仕上がり二枚なら、同じ顧客でも入れる場所を分ける候補になります。十枚を超える紙の履歴がある場合に、全部をこの欄へ入れられるとは考えず、まとめ方や別の保存先を含めて相談します。画面の名称と目的を合わせて判断しましょう。

資料を画像にして残すことと、顧客へ公開することも別の確認です。SALONAの資料写真は、顧客のマイページやカルテ共有リンクには表示されない案内です。施術写真や文章の公開設定とは分けて確認します。公開設定は記録形式ごとに異なる可能性があるため、資料写真、施術写真、文章を同じ扱いにしません。架空の画像を使い、店内画面と顧客側の見え方を確認してから実資料へ進みます。枚数を満たしても、保存先や公開先が違うなら、その記録はまだ確認完了にはしない方がよいでしょう。

出典：SALONAの資料写真、写真の管理、カルテのお客様公開設定。

全部移す範囲と参照で残す範囲を決める

昔のカルテをすべて新しい画面へ入れないと始められない、とは限りません。普段の接客で使う記録と、必要なときだけ過去を振り返る記録では、参照の頻度が違います。直近の仕上がりや継続する注意事項を新しい環境へ置き、古い資料は保存先を決めて読める状態で残す方法も検討できます。ただし、旧サービスへ残すだけなら、契約終了後に読める期間や料金を確認する必要があります。読めなくなる条件が不明なまま参照先にしません。

架空の店で、顧客三百人に各十回分の紙があるとすると、単純に三千回分の記録になります。この数字は作業量の試算例で、標準的な店舗規模や移行時間を示しません。すべてを今すぐ撮影する案と、次回来店する方の必要分から整える案では、担当者の仕事が違います。来店予定が近い人から確認するとしても、保存が必要な残りの資料を放置する理由にはせず、保管場所と後で取り出す方法を決めておきます。

ここでの選択は、元の紙や画像を捨ててよいかという判断とは分けてください。書類の性質や店の取り決めによって残す必要がある資料もあり、撮影できたことだけで原本不要とは決まりません。この記事の表は業務の移行範囲を整理するためのものです。私は、まず「営業中によく見る」「必要時に参照する」「扱いを確認中」の三つに振り分け、確認中の記録を消さずに残す進め方が分かりやすいと考えます。契約や廃棄の条件まで未確認のまま一括で決めないようにします。

サロンのカルテ移行を少数の記録で確かめる

残したいものが決まったら、いきなり全件を動かす前に、欠けやすい記録を含む少数のケースで確認します。実際のデータを使う準備の段階では、先に架空の顧客と資料で、保存先・表示・公開範囲を確認してください。

顧客三人の対応票を先に作る

移行後の確認を名前だけで進めると、同姓同名や旧姓の記録で迷うことがあります。旧顧客番号、新しい顧客番号、来店日、写真や紙の参照先を一つの票へ書いておくと、どこまで確認したかを追えます。番号が一致しない場合は、同じ人と判断した根拠も必要です。これは店で使う照合票の提案で、各製品へそのまま読み込ませる標準形式ではありません。移行先が自動でこの票を作ってくれるとは考えず、担当を決めて用意します。

まずは架空のC001さんに文章と仕上がり写真、C002さんに紙の手描き、C003さんに複数回来店の画像を置く例です。C001さんだけで試すと、紙のページや別日の写真を取り違えるケースを見落とします。少なくとも違う形式を含むことで、どの形式が扱えて、どこが人の作業になるかが分かります。表にある三件だけで全件の正しさを保証できるわけではありませんが、全体へ広げる前に手順を修正する材料にはなります。

実資料へ進む場合は、店で管理する保存先と確認担当を先に決めます。相談のために資料を外へ送る必要があるときも、最初から顧客全員の実名や写真を渡すのではなく、必要な項目と形式を説明し、提供元が指定する受渡し方法を確認します。このブログのコメントや一般公開の質問欄へ顧客データを貼る必要はありません。対応票自体にも情報が含まれるので、作業後の置き場所と見られる人を、元データと同じように扱いましょう。

保存した画像を開いて細部を読む

写真を保存できたら、一覧の小さなサムネイルだけで終わらせず、実際に開いて必要な部分を読みます。紙の端が切れていないか、薄い筆圧の文字が見えるか、表裏があるのに片面しかないかを確認します。画像の枚数が合っていても、内容が読めなければ次回来店時の目的を満たしません。書き出したファイルを開けることと、元のサービスにログインしないと画像を見られないことも分け、参照の前提を記入します。

C002さんの紙一ページなら、画像を拡大して右端の注意書きと日付まで読めるかを見ます。撮影後に小さく縮めたため細字が読めないなら、保存枚数が一枚でも完了にはしません。元の大きさで残す、撮影し直す、細字部分を別に撮るなど、どの対応が必要かを記録します。画像の保存形式や大きさは、店の機器と取込先の条件で確認します。店の機器と取込先の条件に合わせ、どのファイルを残したか分かるようにする確認です。

移行先に入れた後も同じ画像を開いて確認します。保存用のファイルでは読めても、新しいサービスへアップロードした際に縮小される、ページの順が変わる、説明文が別になる可能性があるためです。ここで結果が違えば、保存元の問題か、取込後の表示の問題かを切り分けられます。実機で確認していない段階から「写真ならそのまま移る」と案内することはできません。読めた日と使った画面も控え、後から別の人が同じ資料へたどり着けるかを見ましょう。

取込先に必要な形式と費用を聞く

次のサービスへ相談するときは、「カルテを移せますか」だけではなく、元サービス名、必要な記録の種類、件数、今取り出せる形式をセットで伝えます。顧客一覧を移す支援に、写真や手描きの移行まで含まれるかは別です。移せる場合も、誰が顧客と日付を対応させるか、確認後に直せるか、店側がどこまで準備するかを聞きます。画像の取得を元の提供元へ依頼する仕事と、新しい画面へ登録する仕事を一つの作業として済ませないようにします。

たとえば「顧客三十人、来店履歴百件、写真二百枚、手描き二十ページを残したい」という架空の依頼を考えます。この数で料金や所要日数が決まるわけではありません。必要なのは、写真に顧客番号が付いているか、何枚が来店日不明か、といった作業内容まで相手へ伝えることです。一括取込が難しく手作業になる場合は、その範囲と見積もりを分けてもらいます。対応可能という一言だけで、全件を同じ条件で扱えるとは判断できません。

予約・会計もまとめる候補としてSALONAを比較する場合は、画像の扱いを質問したうえで、SALONAの料金・無料体験と導入前の確認事項へ進んでください。必要な写真の持出しや取込条件が合わないなら、料金や機能数が魅力でも候補を見直す理由になります。カルテだけが課題で予約と会計は今のままで足りる店は、別の統合契約を急ぐ必要はありません。比較の次の行動は申込だけでなく、残す形式と確認先をそろえることです。

切替中に増えた記録の行先を決める

古い記録の確認が終わっても、切替の間に新しく来店した方の記録が増えます。最初に出力した後の写真を旧側へ置き、新しい文章だけを新側へ書くと、同じ来店が再び分散します。どの日から新しい環境を正しい記録として使うか、切替前に作った記録をいつ追加するかを決めます。全件を二重に入力し続けるのではなく、切替日時と未反映の範囲を対応票へ残し、どちらを更新する担当か分かるようにします。

架空例として、月曜日に過去分を出力し、金曜日から新しいカルテへ記録するとします。火曜から木曜の三日分は、月曜の出力に入りません。この間にC001さんの写真が二枚増えたなら、それを未反映として一件残し、金曜の確認に含めます。写真だけ先に移し、来店日を翌週の日付へしてしまわないように、元の撮影日と来店日も区別します。三日という長さは説明用で、移行に必要な期間や推奨の切替曜日を示したものではありません。

取り込みをやり直す操作にも注意が必要です。製品によって、前回分へ追加するのか、これまでの取り込み分を作り直すのかが違います。SALONAの移行ガイドにも通常の再取込と入れ直しで扱いが異なる説明があるため、慣れていない画面で全件削除や再作成を前提に進めません。今回の写真の不足を直したいだけなら、どの範囲へ影響する操作なのかを先に確認します。記録が増える営業中の店では、古い確認票を使い続けず、最終確認の対象日を更新しましょう。

サロンのカルテ移行の完了条件

移行の完了は、契約を切り替えた日やダウンロードの終了だけで決めないようにします。必要な顧客を見つけられる、来店ごとの文章と画像を読める、紙の残りを参照できる、切替中の記録に抜けがない。このように、店の仕事が次の環境で続けられる条件を並べます。元のサービスが開けるうちに確かめるほど、不足が分かったときに確認し直せます。利用終了後の閲覧や保存期限はサービスごとの契約条件なので、作業表から勝手に推定しません。

表の「未確認」が一つでもある場合、その影響で次の接客ができなくなるのか、別の参照先があれば続けられるのかを分けます。たとえば昔の一枚の画像が未確認でも、必要な紙原本をすぐ開けるなら、残件の担当を決めて続ける案を検討できます。一方、直近の施術内容が見つからず代わりの資料もないなら、終了手続きより照合を先にする理由になります。すべて同じ重さで扱わず、未確認の内容と対応日を具体的に書いて判断しましょう。

私は、最後に担当者が一人で「次回来店の準備」をしてみる確認をおすすめします。移した直後は場所を覚えていますが、日を改めて探すと、番号や保存先の説明不足が見えます。これは確認方法の提案で、実店舗で測定した成果ではありません。写真や手書きが残ったことだけでなく、使う人が必要な記録へたどり着ける状態を目指します。条件がそろわなければ、旧環境の維持費も含めて移行の範囲や日程を見直し、記録を失う前提で切替を急がないようにしましょう。