サロンの回数券管理｜残数と予約を照合する方法

こんにちは。サロン受付ノート、運営者の「Osuke」です。

お客様から「あと何回使えますか」と聞かれ、紙の控えでは残り4回、予約画面では残り2回。すぐに数字を合わせたくなる場面ですが、先にどの予約で使う予定か、どの来店分がすでに減ったかを照合すると、同じ1回を二度引くのを防げます。

架空の5回券を一緒に追い、残数を確認する順番と、そのまま使える店内の記録欄を紹介します。製品の説明は2026年11月6日に公式資料で確認した範囲です。

記事のポイント

• 回数券と予約を同じ番号で突き合わせる
• 残数が動く時点を2方式で比べる
• 取消・期限・移行の確認箇所を分ける
• 紙で足りるか、試用で何を見るかを決める

残数の違いを予約と来店から読み解く

まず数字を控え、どの券とどの予約からその数字が出たかをたどります。

最初に券と予約をひもづける

紙の券を手にしたお客様と予約台帳を開いたスタッフが、同じ「残り」という言葉で別のものを見ていることがあります。紙では来店して押した印を数え、画面では次回分がすでに引かれているかもしれません。比較する前に、お客様、券の種類、購入日、照合する予約の日時をそろえます。同じ名前の券を買い足した方は、券の名前だけで照合せず、購入日や管理番号まで確認します。

たとえば5回券を1枚買った方が1回来店し、次の2回を予約したとします。来店済みは1件、未来予約は2件です。この二つを同じ「利用3回」と書くと、後から何が確定して何が予定だったか分かりません。予約IDがあるなら券の控えに対応を記録し、紙の運用なら来店日と予約日時を別欄にします。照合のために氏名や連絡先をあちこちに転記する必要はありません。

確認時には「何時に、どの画面を見たか」も添えます。前日に撮った残数と今日の予約履歴を並べると、その間に入った変更が見えないからです。電話の途中で一致しない場合は、確かめた内容だけを伝え、担当と回答予定を記録します。次の担当が同じ画面と予約に戻れれば、最初から数え直す手間も減ります。

照合の起点には、直近の購入を選ぶと追いやすくなります。ただし、前の券を使い切る前に新しい券を買った方は、二枚の利用履歴を開きます。最後の来店でどちらを使ったかが分かれば、合計だけが合っていて内訳がずれるケースも見つけられます。

予約確定と完了で減る方式を比べる

同じ回数券を使って同じ回数だけ来店しても、どの時点で数字が動くかは設定と製品で変わります。SALONAの公式ヘルプには、会計や予約完了などで回数を減らす設定があります。ここでは予約に使う券を指定し、来店後に完了で減らす設定に限定します。STORES 予約の公式FAQでは、回数券を使った予約の確定時に残数が減ると案内されています。

下の表では、券は期限内、対象メニューを選び、各予約で1回分を使うものとします。未来予約は2件とも確定し、そのうち1件は来店前に通常の取消が完了した例です。最初の来店を終えたところでは両方式とも4回ですが、未来予約が2件確定したところで4回と2回に分かれます。予約確定で減る方式では、来店した日に同じ予約分をもう一度引く計算はしません。

この表の残数は、説明の条件をそろえた架空の数字です。完了時に減る方式で4回と表示されていても、4件の新規予約を受けられるとは限りません。SALONAでは回数券が必要なメニューをWeb・LINEから予約するときに、すでに使う予定の回数や来店日の期限が関わります。受付可能な回数まで答える場合は、予約条件も合わせて確かめます。

この例では未来の予約をすべて1回分として扱っています。

SALONA公式の回数券ヘルプ ／ STORES 予約公式FAQの消化時点

未来予約を取り消した後に照合する

「来週の予約を取り消したのに残りが増えていない」と聞かれたら、まずその予約で残数が実際に減っていたかを見ます。利用予定の登録だけなら、取消前にも残数は減っていません。予約確定時に1回分が引かれていた場合は、取消完了後の履歴と画面の残数を見ます。STORES 予約は、回数券を使った予約のキャンセルで残回数が戻ると公式FAQで説明しています。

架空例では、完了時に減る方式の残数は4回のまま、未来予約は2件から1件です。確定時に減る方式では2回から3回に戻ります。どちらでも来店済みは1件です。店のメモに「取消受付」と書いた直後に残数を調整するより、予約一覧で対象IDが取消になったこと、残った予約のIDが別であることを先に確かめます。

日時変更の場合も、元予約の更新なのか、取消と新規予約が別々に発生したのかを記録します。新しい日時だけを口頭で伝え、旧予約が残っていると、残数の問題と予約の問題を切り分けにくくなります。予約の状態がまだ確定していないなら、残数の説明も確認中と伝え、予約の変更と取消を先に完了させます。複数の受付経路がある店では、どの台帳で完了を判断するかを決めておくと引き継げます。

電話で取消を受けたのにオンラインの予約が残っていた場合は、受付メモと台帳の間で止まっています。反対に、予約一覧では取消済みで券の履歴だけが合わないなら、券の利用条件を調べます。入口を切り分けると、調べる場所を絞れます。

変更の受け付けから完了連絡までをそろえたい方は、予約の変更・キャンセルを受けたときの確認表も使えます。

有効期限と対象メニューを確かめる

残数が1回あっても、希望の日とメニューでその券を使えるかは別に確かめます。例えば11月30日まで有効な券で12月2日の来店を希望されたとき、問い合わせの日が11月中だからといって、そのまま使えるとは判断できません。元の券の条件と、予約画面でどの日付を基準にしているかを照合します。券の有効期限を決め直す場面ではなく、すでに発行した券の条件を確かめる場面です。

同じ日に使える券が2枚ある場合も、合計残数だけでは説明が足りません。例えばA券に1回、B券に2回あり、希望メニューがA券だけの対象なら、合計3回をそのメニューへ使えると伝えると食い違います。予約に付いている券を開き、利用開始日、有効期限、メニュー、先約で使う予定を個別に見ます。

受付画面で希望日が選べないときは、残数ゼロと決めつけず、表示された理由を控えます。お客様が選んだメニューと店側の券種設定が一致するか、WebやLINEの入口と店の予約台帳で扱いが違うかも確認します。スタッフが台帳から登録できたことだけで、お客様側でも同じ条件で予約できるとは判断しません。確認の最後に、お客様へ伝える来店日と使う券を読み合わせると、次の担当も同じ前提を確認できます。

例えば電話でメニュー名を略して受け付けた場合、画面にある似た名前の別メニューと取り違えることがあります。券の対象を口頭の名称だけで判断しにくければ、予約時に選択された正式な項目を控えます。残数が十分あるのに利用できない場合ほど、期限の延長や回数の追加を先に行わず、元の条件へ戻ると調べやすくなります。

完了後の訂正と無断キャンセルを分ける

来店後に誤って別の予約を完了にしたときは、未来予約を取り消す場面とは確認箇所が違います。すでに何回分が減り、どの予約と会計に結び付いているかを先に見ます。例えば、同じ時間帯に二つの予約が並び、誤って翌週の予約を完了にしたなら、実際に来店した方の記録を確認し、誤操作の予約IDと履歴を控えます。

SALONAでは、予約完了で消化する設定について、完了を取り消すと回数が戻ると案内されています。ただし、会計時に使った券や無断キャンセルの扱いまで同じ手順に広げません。公式ヘルプには、券種の設定によって無断キャンセルで消化する条件もあります。店の設定が分からなければ、誤操作を直す前に設定と履歴を確かめます。

訂正後は、残数だけが合えば終了とせず、予約の状態、利用履歴、来店記録がそろったかを確認します。差が消えたように見えても、手調整の理由が残っていなければ、次の来店時にまた確認が必要です。訂正した担当と確認時刻、残った疑問を一行に記録し、同じ調整を別の担当が重ねないようにします。返金を伴う案件は、残数の修正とは別の手続きとして記録を分けます。

訂正前後で同じ券の履歴が見られる場合は、変更がどの行に出たかも確かめます。例として4回から5回へ戻ったように見えても、対象とは別の券が増えていれば、元の食い違いは解消していません。残数が合うことと、正しい券に正しい処理が付いていることを二段階で確認します。会計を伴う場合は、訂正してよい範囲を担当者間で決めておくと引き継げます。

店内の記録を整えて試用条件を決める

照合する項目が決まったら、今の道具で一件を最後まで追えるかを試します。

1枚の照合票で担当を引き継ぐ

予約台帳と券の控えを照合した結果は、次に確認する人が読み取れる形で残します。「残数OK」という一言だけでは、どの券を見たか、どの予約を含めたかが分かりません。受付担当が交代する店なら、照合票には券ID、対象予約、確認日時、残数、対応の状態を載せます。予約IDが使えない紙台帳では、同じお客様の予約を区別できる店内番号を使います。

例えば「券A-05／予約R-03取消済み／R-04予定／画面残数3／10時確認」と記せば、次の担当は残った1件から確認できます。来店済みかどうかと、システム上すでに回数が減っているかを別々に書くと、予約確定で減る方式でも混乱しません。未確認の欄は空欄のままにせず「未確認」と記録すると、確認した結果がゼロだった場合と区別できます。

この票は店内の照合に使い、顧客へ見せる文面は必要な情報だけに絞ります。例えば「現在の表示は残り3回で、次のご予約1件分を含むか確認しています」と、確認した事実と確認中の点を分けます。スタッフ間でも、誰が次に確認していつ返事をするかを添えれば、問い合わせを二重に受けたときの説明をそろえられます。

紙の票を使う場合も、古い票を残数の正本として扱うかは店内でそろえます。毎回の照合票に残数を写すだけだと、どれが最新か分かりません。画面確認用の票であれば、券の残数そのものは元の台帳へ戻って確認できるよう、参照元と日付を残します。

紙と表計算で足りる条件を見極める

最初から予約システムを入れ替えなくても、担当が一人で券の件数が少なく、来店後の記録をその場で終えられる店なら、紙や表計算で確認できる場合があります。判断の軸は、発行枚数の多さだけではありません。店が参照する記録が決まり、未来予約と実消化を区別でき、取消のあとに誰が確認するかが決まっているかを見ます。

例えば次の一週間だけ、券を使う予約の確認に何分かかったか、同じ内容を何か所に書いたかを記録します。転記が1回でも、その1回が受付の交代時に漏れるなら、まず記録するタイミングをそろえる価値があります。一方、Web・LINE・店頭で予約を取り、同じ券を別々の担当が扱うなら、手順をそろえた後も残る作業を確認します。

システムを比較する場合は、「回数券機能がある」だけで判断せず、自店の一件を照合できるかで比べます。券種や期限、先に入っている予約、取消後の見え方を再現し、手で補う作業が残る箇所を控えます。表計算で続ける場合も、更新する人、参照するファイル、訂正履歴を決め、古いコピーを見て残数を案内しないようにします。判断に迷うときは、まず次回来店の一件を今の手順で最後までたどってください。

例えば、月曜日に予約を取り、火曜日に別担当が変更し、水曜日に来店する一件で手順を試します。どの時点でも同じ券を開け、訂正理由を引き継げるなら、件数だけを理由に入れ替える必要性は小さくなります。一方、誰も確認できない時間帯があるなら、その時間に必要な情報を洗い出します。

既存券を移す前に少数で照合する

紙から移行するときに最初にそろえるのは、切替日時点の残り回数、利用済みの日、期限、未来の予約です。たとえば5回券のうち2回来店し、1件の予約が入っている方なら、利用済み2回と利用予定1件を別の欄にしておきます。元の管理方法で残数が3回と表示される場合でも、新しいサービスの表示と同じ意味かを確認します。

SALONAの公式案内では、顧客カルテから過去の販売日や開始時の残り枚数を指定できます。過去日で販売を登録する場合、製品内の売上記録にも関わります。既存券の残数だけ移したいのか、過去販売も登録するのかを先に決め、同じ販売を重ねて登録しないようにします。実際に行う前に、旧台帳のどの数字を移行元とするかを決めておきましょう。

先に、期限が近い券、途中まで使った券、未来予約がある券を含む少数の架空データで試します。店側の履歴とお客様側の見え方を一件ずつ比べ、差がある場合は消化済みと利用予定のどちらを移したかに戻ります。全件を移す日は、旧台帳の更新を止める時刻と、その直後に受け付けた予約を記録する場所も決めます。照合で止まった場合に元の記録へ戻れるよう、切替前の控えを残してください。

移行の確認票には、元の残数、新しい表示、差の理由を一行ずつ残します。差が出たときに全部を手で直す前に、利用予定の予約をどちらのシステムが数えているかを見ます。旧台帳と新台帳で未来予約を二重に持つ期間には、どちらを更新するかも書き添えます。来店済みの回数が同じでも、表示の仕組みだけで差が出るためです。

SALONAの試用で再現する場面を決める

紙や表計算の記録と予約を突き合わせる手間が残るなら、試用の前に確かめたい場面を決めます。画面を一通り眺めるだけでは、忙しい日に起きる違いは見えにくいものです。架空の券と予約を用意し、予約を取った直後、来店を完了した直後、未来予約を取り消した直後の3点で、残数と履歴を比べます。

例えば、来店完了で1回減らしたい店なら、確定時点で利用予定が見えるか、完了後に履歴へ出るか、取消にした別の予約はどう扱われるかを確認します。予約の受付経路が店頭とLINEの両方にあるなら、どちらで取った予約でも同じ券を確認できるかを試します。お客様側の表示に差があれば、どの数字を案内するかを受付担当とそろえます。

試用の終了時には、実際に減った作業、店で続ける作業、確認できなかった条件を三つに分けて記録します。手で一件ずつ調べる作業が残っても、それが月に数件なら、すぐ切り替える必要があるかは店ごとに違います。逆に毎日の交代で同じ照合が必要なら、操作の習得や既存データの移し方まで費用と一緒に考えます。候補を絞れたら、既存記事で試用時の条件を確認できます。

確認結果は「店頭では見える」「LINEではどの券か確認が必要」のように受付経路ごとに残すと比較できます。実際の受付経路を想定した試用で使う架空の券に、期限が近いケースを一件加えておくと、普段は迷わない設定が来店日をまたいだときも説明できるか確かめられます。

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来店前の一件から照合を始める

今日試すなら、次に来店予定がある方の回数券を一件だけ選びます。券の残数を控え、予約ID、利用予定、実際の消化履歴の順に見てください。画面が二つあれば、数字をそろえる前に、予約確定時と来店後のどちらで減るかを確かめます。予定の段階と完了の段階が分かれば、次に何を確認すべきか判断できます。

例えば、残り4回と残り3回の記録が見つかったら、差の1回に対応する予約を探します。その予約が未来の予定なら、同じ来店分を二度引いていないかを確認します。すでに来店済みなら、履歴の日時、券ID、会計や完了の記録を照合します。数字の差をすぐに直せないときは、確認中の予約と次に見る記録を残して、担当者が戻れる状態にします。

一件を最後まで追えたら、その手順で次の受付もできるかを見ます。予約と顧客情報が別の場所にあることが負担なら、どの記録をまとめると手間が減るかを考えます。券の扱いだけ整えれば解決する店もあるため、必要な範囲を先に決めておくと、導入の比較がしやすくなります。どの方法でも、予約の予定と来店後に起きた処理を分けて記録すると、残数の理由を次の人へ引き継げます。

一週間後に確認票を見返し、何度も調べ直した欄に印を付けます。同じ場所で止まるなら、画面を増やすより、誰がいつ記録するかを変えるだけで改善できるかもしれません。逆に、利用履歴を参照できないことが原因なら、その履歴がどの契約で見られるかを製品比較の条件にします。

予約と顧客管理を一元化するかの判断表